Junior-/Senior-Mitarbeiter_in internationales Projektmanagement

jeweils 20h pro Woche (Aufstockung bis zu 40h möglich)
befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung

Am Institut für Theoretische Physik der TU Wien ist eine Stelle als Junior-/Senior-Mitarbeiter_in internationales Projektmanagement, jeweils 20h pro Woche (Aufstockung auf bis zu 40h möglich), befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung, voraussichtlich ab Oktober 2024 mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung von Forschenden des Instituts für Theoretische Physik (ITP) in der Administration und Abwicklung von (nationalen und internationalen) Forschungsprojekten inkl. Mithilfe in der Einreichung von (kooperativen) Forschungsprojekten
  • Koordination/Organisation administrativer Aufgaben am ITP inkl. Abwicklung der Anstellung von wissenschaftlichem Personal am ITP, Unterstützung bei Fragestellungen zu Visa-Angelegenheiten, Kettenvertragsregelung etc., sowie diesbezügliche Kommunikation mit Institutsleitung/Dekanat/Vizerektorat
  • Projektspezifische und projektbegleitende Kostenkontrolle unter Berücksichtigung der Richtlinien der jeweiligen Fördergeber_innen
  • Budgetüberwachung und Erstellung von Zwischen- und Endabrechnungen in Kooperation mit den entsprechenden Stellen an der TUW und den Fördergeber_innen, Abwicklung über diverse Verwaltungssysteme
  • Buchung aller Projektrechnungen und Gäste-Refundierungen (SAP), Sammlung aller Dienstreisen und Zeiterfassungen (wenn von dem/der Fördergeber_in verlangt), Erfassung aller Projektkosten zur Kostenkontrolle
  • Mithilfe beim Erstellen von Reports und bei Wirtschaftsprüfungen, Koordination von allfälligen Projektaudits in Kooperation mit den entsprechenden Stellen an der TUW und dem_der Auditor_in
  • Aktive Schnittstelle in der Kommunikation mit Fördergeber_innen und Projektkoordinator_innen sowie Kommunikation mit Fördergeber_innen bezüglich Antragstellung und laufenden Projekten
  • Organisation von internationalen Konferenzen, Symposien, projektspezifischen Meetings und Abendveranstaltungen (Raumbeschaffung, Hotelbuchungen, Visa von Vortragenden, etc.) sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Vortragsreihen und internationalen Forschungskooperationen
  • Eigenständige Übernahme von Content Management Aufgaben und administrative Unterstützung von Forschenden des ITP in der Dissemination von Forschungsprojekten und in Outreachaktivitäten (Nacht der Wissenschaft, etc.); Mitbetreuung von Websites und Präsenz u.a. in sozialen Medien


Diese Ausschreibung ist sowohl für eine_n Senior-Kandidaten_in und eine_n Junior-Kandidaten_in vorgesehen. Die Aufgabenverteilung erfolgt aufgrund der eingereichten Erfahrungen in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen.


Jedenfalls sieht die Juniorstelle jeweils eine Unterstützung/Mitwirkung in den genannten Aufgaben vor.

Ihr Profil:

Profil für Junior-Kandidat_innen:

  • Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination von Projekten bzw. im Projektmanagement
  • Organisation und Planung, Zeitmanagement, Ergebnisorientierung, Projektmanagement, IT-Kompetenz, Analytische Fähigkeiten
  • Begeisterungsfähigkeit, Genauigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Lernfähigkeit, Stressresistenz/Resilienz
  • Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit/Kooperationsbereitschaft
  • Exzellente Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
  • SAP-Kenntnisse von Vorteil
  • Bildungsabschluss: Matura-Niveau

Profil für Senior-Kandidat_innen (wie oben angeführt sowie):

  • Mehrjährige Erfahrung im Bereich Abwicklung wissenschaftlicher Projekte (FWF, FFG, Horizon Europe, ERC, etc.)
  • Fähigkeit, komplexe Aufgaben eigenständig zu bearbeiten und Lösungen zu entwickeln
  • Ausgezeichnetes analytisches sowie technisches Verständnis von Zahlen
  • Abgeschlossenes Studium (Master-/Diplomstudium bevorzugt)

Wir bieten:

  • Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
  • Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
  • Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene
    Karriereoptionen
  • Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die Entlohnung erfolgt nach dem Mindestentgelt der Gehaltsgruppe IIIA (Junior) bzw. IIIB (Senior) gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer_innen der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Stunden derzeit
EUR 1.299,60 brutto/Monat (14x jährlich) (Junior) bzw.
EUR 1.479,40 brutto/Monat (14x jährlich) (Senior).
Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail mit allen relevanten Unterlagen an bewerbung+e136@tuwien.ac.at bis 15.09.2024.

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